Zecretly English Für Windows herunterladen

ChatGPT im Treuhandbüro: Lohn, Steuern und Abschluss schützen

· Zecretly

Kurz gesagt: Lohnlisten, Steuererklärungen und Abschlüsse enthalten AHV-Nummern, IBAN, Löhne und Adressen Ihrer Kundschaft. Mit Zecretly ersetzen Sie diese Angaben auf Ihrem Computer, bevor ChatGPT oder Claude einen Brief formuliert oder eine Tabelle prüft. In der Stufe «Stark» bleiben Summen und Anteile stimmig, sodass Rechnungen weiter aufgehen.

Wofür nutzen Treuhandbüros ChatGPT oder Claude?

Selten für die eigentliche Buchhaltung, oft für die Arbeit rundherum:

In all diesen Fällen braucht der Dienst den Zusammenhang, aber nicht die echten Namen, Nummern und Konten.

Welche Angaben sind heikel?

In einem typischen Mandat stehen Namen von Personen und Firmen, Adressen, AHV-Nummern, IBAN, Kundennummern, Löhne, Beträge und Daten. Zecretly erkennt diese Arten von Angaben und ersetzt sie durch Platzhalter wie [PERSON_1] oder [ADRESSE_1]. Die geschützte Kopie liegt neben dem Original, zum Beispiel als Lohnliste.zecretly.xlsx. Das Original bleibt unverändert.

Wie bleiben die Zahlen stimmig?

Das hängt von der Schutzstufe ab:

Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Eine Lohnliste hat zwei Löhne, CHF 6'200 und CHF 4'800, zusammen CHF 11'000. Angenommen, der geheime Faktor ist 1,07. Dann stehen in der geschützten Kopie CHF 6'634 und CHF 5'136, zusammen CHF 11'770. Das Verhältnis der Löhne ist gleich geblieben, und wer die Summe nachrechnet, kommt auf ein stimmiges Ergebnis. Setzen Sie die Antwort mit Zecretly zurück, stehen wieder die echten Löhne da. Zahlen, die ChatGPT oder Claude neu berechnet hat, rechnet Zecretly mit zurück.

Wie halte ich Mandate auseinander?

Dateien, die direkt im selben Ordner liegen, bilden bei Zecretly eine Akte. Sie teilen Platzhalter, Faktor und Datumsverschiebung. Legen Sie also pro Mandat einen Ordner an: Dann hat dieselbe Person in Lohnliste, Lohnausweis und Steuererklärung denselben Platzhalter, und Unterlagen verschiedener Kunden vermischen sich nicht. Nach 30 Tagen beginnt eine neue Akte, die ältere lässt sich weiterhin zurücksetzen. Mehr dazu unter So funktioniert Zecretly.

Wie formuliere ich den Auftrag?

Damit das Zurücksetzen klappt, müssen die Platzhalter in der Antwort genau so stehen wie in der geschützten Kopie, also mit eckigen Klammern. Macht der Dienst aus [PERSON_1] «Person 1» oder erfindet er einen Namen, findet Zecretly die Stelle nicht mehr. Ein Satz im Auftrag hilft. Zwei Beispiele:

Beim zweiten Beispiel rechnet der Dienst mit den verschobenen Beträgen. Das Ergebnis ist darum ebenfalls verschoben und stimmt erst nach dem Zurücksetzen mit Ihren echten Zahlen überein. Sehen Sie vor dem Zurücksetzen kurz nach, ob alle Platzhalter noch da sind. Fehlt einer, hat der Dienst den Satz meist umgeschrieben, und Sie ergänzen den Wert von Hand.

Gilt für Treuhänder ein Berufsgeheimnis?

Das Strafgesetzbuch nennt in Artikel 321 unter anderem Rechtsanwälte, Notare, Ärzte und die «nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichteten Revisoren». Treuhänder und Steuerberater sind im Gesetzestext nicht als eigene Berufe genannt. Wer eine Revision durchführt, fällt unter Umständen aber darunter.

Auch ohne Strafbestimmung gelten Pflichten: Ihr Mandatsvertrag sieht meist Verschwiegenheit vor, und das Datenschutzgesetz (DSG) gilt für jede Bearbeitung von Personendaten. Artikel 9 DSG erlaubt das Auslagern an einen Dienstleister nur, wenn keine gesetzliche oder vertragliche Geheimhaltungspflicht es verbietet. Was das für Ihr Büro genau heisst, klären Sie mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Berufsverband. Mehr zu Revisoren, Anwälten und Ärzten steht im Artikel Berufsgeheimnis und ChatGPT.

Was kann Zecretly nicht?

Viele Belege kommen als eingescanntes PDF ins Büro. Eingescannte PDF ohne Textebene und Text in Bildern liest Zecretly nicht zuverlässig, und bei PDF geht das Layout verloren. Umschreibungen wie «der Geschäftsführer der Garage im Dorf» erkennt Zecretly nicht als Person. Und Zecretly findet nicht jeden Wert. Sehen Sie die geschützte Kopie darum an, bevor Sie sie hochladen.

Quellen

Weiterlesen: Kundendaten schützen ohne teuren Firmenvertrag, mit Preisen der Firmenangebote und den Regeln zum Trainieren. Oder direkt Zecretly herunterladen.