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ChatGPT im KMU: Offerten, Verträge und E-Mails ohne Kundendaten

· Zecretly

Kurz gesagt: In vielen kleinen Firmen nutzen Mitarbeitende ChatGPT oder Claude bereits, oft mit einem privaten Konto. Statt es zu verbieten, geben Sie dem Team eine einfache Regel und ein Werkzeug: Kundendaten werden vor dem Hochladen mit Zecretly durch Platzhalter ersetzt, die Antwort danach auf dem eigenen Computer zurückgesetzt.

Warum hilft ein Verbot selten?

Wer einmal gesehen hat, wie schnell ChatGPT eine Offerte umformuliert oder eine lange E-Mail zusammenfasst, will darauf nicht mehr verzichten. Ein Verbot verschiebt die Nutzung oft nur aufs private Handy oder ins private Konto, wo niemand mehr weiss, was hochgeladen wird. Darum gilt bei uns: schützen statt verbieten. Die Arbeit mit ChatGPT bleibt erlaubt, aber die echten Namen, Adressen und Beträge Ihrer Kundschaft gehen nicht mit.

Welche Regel passt auf eine Seite?

Eine Regel, die niemand liest, schützt nichts. Drei Sätze reichen:

  1. Kundendaten gehen nur geschützt hinaus. Eine Datei im Explorer mit der rechten Maustaste anklicken und «Mit Zecretly schützen» wählen. Für Text: markieren und Strg+Alt+Z drücken, dann einfügen.
  2. Vor dem Hochladen kurz durchlesen. Zecretly findet nicht jeden Wert. Ein Blick auf die geschützte Kopie dauert eine Minute.
  3. Die Antwort zurücksetzen, bevor sie zur Kundschaft geht. Die Antwort mit Zecretly öffnen oder den Text markieren und nochmals Strg+Alt+Z drücken.

Wer ein privates Konto nutzt, sollte dort zusätzlich das Trainieren mit den eigenen Chats ausschalten. Wie das bei ChatGPT und Claude geht, steht im Artikel Kundendaten schützen ohne teuren Firmenvertrag.

Welche Arbeiten eignen sich?

Zecretly schützt Word, Excel, PowerPoint, PDF sowie E-Mails im Format .eml und .msg. Damit sind die meisten Büroarbeiten abgedeckt:

Ein Beispiel mit erfundenen Daten: Eine Kundin schreibt: «Guten Tag, hier Sandra Meier. Können Sie die Offerte über CHF 18'400 bis Freitag anpassen?» In der geschützten Fassung stehen statt Name und Betrag Platzhalter wie [PERSON_1] und [BETRAG_1]. ChatGPT schreibt eine freundliche Antwort mit den Platzhaltern, und Zecretly setzt Name und Betrag danach wieder ein.

Wie formuliert das Team den Auftrag?

Damit das Zurücksetzen klappt, müssen die Platzhalter in der Antwort genau so stehen wie in der geschützten Fassung, also mit eckigen Klammern. Macht der Dienst aus [PERSON_1] «Frau Person» oder erfindet er einen Namen, findet Zecretly die Stelle nicht mehr. Ein Satz am Ende jedes Auftrags genügt, und er gehört gleich ins Merkblatt:

«Lass alle Platzhalter in eckigen Klammern unverändert stehen.»

Ein Beispiel für eine Offerte: «Formuliere diese Offerte an [PERSON_1] kürzer und verständlicher, ohne Preise oder Termine zu ändern. Lass alle Platzhalter in eckigen Klammern unverändert stehen.» Vor dem Zurücksetzen lohnt ein kurzer Blick, ob alle Platzhalter noch da sind. Fehlt einer, hat der Dienst den Satz umgeschrieben, und die Person ergänzt den Wert von Hand.

Wie halte ich Projekte auseinander?

Dateien, die direkt im selben Ordner liegen, bilden bei Zecretly eine Akte. Sie teilen Platzhalter, sodass dieselbe Person in Offerte, Vertrag und E-Mail denselben Platzhalter bekommt. Ein Ordner pro Kunde oder Projekt hält die Zuordnungen sauber getrennt. Die Akten liegen verschlüsselt auf dem Computer der Person, die geschützt hat. Nach 30 Tagen ohne Nutzung löscht Zecretly eine Akte beim nächsten Start.

Lohnt sich trotzdem ein Firmenangebot?

Für zehn Personen kostet ChatGPT Business im Jahresabo 10 × USD 20 × 12 Monate, also USD 2'400 im Jahr (Preis laut OpenAI, Stand 30. Oktober 2026). Dafür bekommen Sie eine zentrale Verwaltung der Konten, und OpenAI nutzt Ihre Daten standardmässig nicht zum Trainieren. Die Daten gehen aber trotzdem an den Anbieter. Wenn Ihr Team täglich mit ChatGPT oder Claude arbeitet, kann ein Firmenangebot sinnvoll sein. Zusammen mit Zecretly gehen dann nur Platzhalter hinaus.

Was kann Zecretly nicht?

Ein Nachname ohne jeden Hinweis, etwa «Rossi zurückrufen», kann durchrutschen. Zecretly erkennt Namen, wenn eine Anrede, ein bekannter Vorname, ein Spaltenkopf wie «Kunde» davorsteht oder der Name anderswo im Dokument so vorkommt. Umschreibungen, Text in Bildern und eingescannte PDF ohne Textebene werden nicht zuverlässig gelesen, und bei PDF geht das Layout verloren. Ob Ihre Firma bestimmte Daten an einen Dienst geben darf, beantwortet Zecretly nicht. Das klären Sie mit Ihrer Datenschutzstelle oder Rechtsberatung.

Quellen

Zecretly ausprobieren: Die Anwendung arbeitet lokal auf Ihrem Computer. Zecretly herunterladen oder zuerst in der Hilfe nachlesen.